傳統Excel建檔的痛點與七色米的解決方案

在商貿管理中，商品建檔是業務開展的基礎環節。傳統Excel表格建檔存在諸多弊端：手動錄入效率低、規格型號管理混亂、價格調整易出錯、庫存預警依賴人工，導致數據更新滯后。

七色米進銷存系統通過智能化設計，提供"商品信息全維度管理+AI輔助錄入+實時數據同步"的一站式解決方案，幫助企業3步完成專業建檔，實現商品管理的數字化轉型。

第一步：商品基礎信息快速錄入

1.1 多維度信息錄入模板

七色米系統支持商品編號、名稱、規格、多屬性（顏色/尺寸/材質）、多單位（箱/片/平米）、多條碼及圖片的同步錄入。例如，五金建材行業的瓷磚商品，可同時設置"箱"與"片"的換算關系，開單時自動計算用量。

操作路徑：

商品管理模塊 → 新建商品 → 填寫基礎信息 → 上傳商品圖片 → 設置多單位換算規則

1.2 AI智能識別輔助

系統提供三種高效開單錄入方式：

● 語音錄入：直接說出"50箱M10螺絲"，AI自動識別商品并填充數量

● 圖片識別：上傳商品照片或拍照，系統自動匹配已有商品庫

● 聊天記錄解析：復制與客戶溝通的訂貨內容，系統智能提取商品名稱及規格

第二步：商品規格與價格體系精準設置

2.1 復雜規格管理

針對五金建材、家電數碼、食品飲料等行業的商品特性，系統支持：

● 多級規格組合：如螺絲可設置直徑×長度×材質的三級規格樹

● 序列號追蹤：為每個商品生成唯一序列號，實現售后溯源

● 批次管理：記錄生產日期、保質期等關鍵信息，避免過期銷售

2.2 動態價格體系

系統提供多級價格管理方案：

● 客戶分級定價：可為工程客戶、零售客戶設置不同折扣率

● 價格記憶：商品套餐會記憶與對應客戶最近一筆銷售單中的銷售價格，可在后續銷售預訂、銷售、銷售退貨、銷售換貨單開單時使用

第三步：庫存與數據同步的智能配置

3.1 智能庫存管理

系統通過三大機制實現庫存精準控制：

● 多倉庫協同：實時同步各倉庫庫存數據，支持跨倉調撥

● 動態預警：設置安全庫存閾值，低于預警值時自動推送補貨提醒

● 移動加權法：自動計算最新成本價，確保毛利核算準確

操作示例：

在庫存設置界面，將"最低庫存"設為100件，當實際庫存降至100件時，系統立即發送缺貨預警通知。

3.2 全渠道數據同步

系統實現數據流的實時互通：

● 線上線下同步：微信小店訂單自動扣減線下庫存，避免超賣

● 多門店協同：總部可實時查看各門店庫存，統籌調配資源

實踐技巧

4.1 數據遷移建議

● Excel導入模板：使用系統提供的標準模板，確保字段映射準確

● 歷史數據清洗：導入前檢查重復商品、規格沖突等問題

● 分批導入策略：先導入常用商品，逐步完善商品庫

數字化建檔的長期價值

通過七色米系統的三步建檔法，企業可實現：

● 效率提升：商品建檔時間減少90%，人工成本降低65%

● 數據精準：庫存準確率達99%以上，減少積壓與缺貨

● 決策優化：實時銷售數據分析支持動態定價策略