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批發商用七色米做賬目管理,生意肯定差不了!

發布時間: 2020-07-03 16:12 發布人: 七色米

核算賬目,對于絕大多數批發商來說,是個很頭疼的問題。每次核算,都或多或少會出現一些問題。

前段時間,走訪市場就遇到這樣的問題,財務核算某KA超市多扣了錢,但是因為賬目不清楚,拖拖拉拉幾個月,翻賬就開始扯皮,最后變成爛賬。傳統小店也有這種情況,陳列獎勵和割箱獎勵,業務員給了,但是沒留下憑證,小店不承認,還要補一次費用。

總之,批發商因為賬目不清楚影響了很多問題,甚至丟失客戶。作為一個銷售人員賣貨拿錢,向市場投入費用、政策,每天都在跟錢和賬目發生關系,只有費用清楚,賬目清楚,銷售業績才能順暢。

如何才能做好賬目管理?我們認為核心是三個方面:業務端、財務端、客戶端,批發商可以圍繞這三個方面做好賬目管理優化,針對運作過程出現的問題做出相應的解決方案。



一、業務端:制度不規范,漏洞太多

業務員和小店交易頻繁,平時賬目處理不規范,沒有定時對賬,導致問題一直沒有發現,等時間長了,雙方核算賬目時,賬目不清晰,客戶不結賬,應收賬款收不回,最后變成爛賬。

其次,賬目制度不規范,業務員找到制度漏洞,鉆公司空子。之前有個客戶,公司有個業務員私刻公章,讓超市直接把款打到他的個人賬戶,因為超市是有賬期的,二三十萬也看不出來,直到他離職后,財務人員去辦交接,才發現實際賬款跟公司賬目不符,但這個事情業務員已經做了一年多。

還有一種情況,離職人員交接不清楚或沒交接就走。老員工辭職就直接走,沒有和接手的業務員交接清楚。新業務到終端拜訪客戶,之前答應的政策沒有協議,不知道如何處理。當然,也不排除有個別終端老板,利用換業務員或者換批發商的機會多要費用。

解決方案:

業務員是直接和終端接觸的,遇到突發情況,肯定來不及匯報,所以公司要讓財務團隊培訓業務員財務基本知識,財務管理制度,讓業務員知道遇到問題如何按照財務制度執行。

先說對賬和賬期問題,批發商要建立標準的應收賬款制度,賬期店必須經過公司批示,回款必須每月考核兩次,明確考核責任人。

1)臨時欠款經過公司批示的,出現壞賬的,本部門總經理負責20%,直接業務負責80%;

2)賬期店到對賬期超7天未對,罰款10元/店/天;賬期店到回款期超7天未回,罰款10元/店/天;

3)臨時欠款按照天收利息,7天內欠款收回,業務員只承擔銀行利息,超7天收滯納金10元/天/單;

4)業務員和司機占用公司貨款每天加收利息10%,出現問題賬期店對賬員負責罰款、出納負責罰款臨時欠款。

標準化制度建立好之后,一定要嚴格執行,業務員要避免出現這些問題。俗話說好記性不如爛筆頭,要求業務員每人一個賬目,記錄客戶特殊問題賬目,清楚記錄每家店的政策和協議,遇到問題就知道怎么解決。

針對業務人員離職產生的遺留問題,批發商要建立業務員離職、入職交接賬款、市場遺留問題制度。強化業務員入職離職相關流程,核實離職員工是否還有臨時欠款、賬期欠條等遺留問題,離職60天后發放工資。如果在60天里,出現遺留問題,就從離職員工工資中扣除。



二、財務端:財務沒有介入客戶管理


很多時候業務員和終端談政策和促銷,標準都訂好了,但是擬定的合同沒寫清楚,也沒有經過財務審核,最后導致和終端出現矛盾。比如約定的是進六箱貨才有費用,但是終端老板不講信用,進貨量不夠就要費用,合同又沒寫清楚,自然矛盾就出來了。

關于賬期店的賬目問題,像KA賣場、超市大店一般都是有賬期的,賬目不及時查對就會出現問題。到了規定時間賬單沒有發出去,只能等到下一個月,賬款也會延期,這直接影響批發商的資金使用,繼而帶來利潤的損失。

比如大店私扣差價或不正當的陳列費,多扣了幾萬塊,但是因為時間太久,數據查不清楚,又不能丟失客戶,批發商只有自己承受損失。

還有一個比較普遍的情況,業務員跟超市對賬財務沒有參與,客戶賬目都是業務員說的算,等財務介入的時候,已經出現很多大漏洞。

解決方案:

現代渠道也好,傳統渠道也好,合同條款一定要清晰,不要有一些模棱兩可的問題,合同簽訂。尤其跟費用有關,要求標準、費用數額、時間期限都要清晰列出來,小店和業務員都要簽字,財務人員要進行審核。

其次,對賬期店財務一定要做好賬目跟蹤,一月一清。相關對賬日期、發票寄送日期,要明確在制度。

業務員所有費用,款項方面,都要有財務人員參與,兌現費用、對賬不能單方面以業務員賬目為準。KA大店對賬,業務人員參與度50%,財務人員參與度50%;小店對賬業務人員參與度70%,財務人員參與度30%。

只要是對賬,一定要讓財務部門跟進,財務人員要審核費用核銷、使用、利潤數據,幫老板做參考和審查。



三、客戶端:沒憑證,合同模棱兩可不清晰


很多業務員在兌現終端費用或者政策時,沒有養成留下憑證的習慣。這就會引發一些問題,明明費用已經兌現,但是客戶不承認,業務員有沒有憑證,就很難處理。

走訪門店,就遇了到這種情況,店主說有一個月獎勵沒拿到,業務員說已經給了,沒有憑證,最后還是補了獎勵。

或者業務員談費用標準沒有簽協議,到了結算期,業務員說標準沒達到,客戶又說標準達到了。比如返利,公司政策是小店銷售100箱,一箱額外獎勵3元,獎勵300塊,規定好日期兌現,但是沒有做好協議,小店老板進80箱就要錢。

當然,也存在客戶要求兌現政策返利時,業務人員拖拖拉拉不及時兌現,甚至錢讓業務人員拿走了。

無論哪種情況,很多程度上會影響客情。因為你沒有憑證,終端沒拿到費用和獎勵,肯定不舒服。最后因為這個爭論起來,對客情的傷害是致命的,終端老板可能就不要你的產品,轉而賣競品。

解決方案:

業務員在跟終端約定政策,一定要簽訂合同,保證合同條款清晰。特別是CL店所有激勵政策都要有協議,協議里條款要求有標準,有過程指標、有兌現金額、有兌現時間,客戶簽字,防止好事變壞事。本來給客戶費用是好事,但是由于協議變成壞事,就得不償失。

強調一點,千萬不要把協議只當結果,而是要把它變成過程,協議的目的是讓客戶沖刺,多進貨,因此一定要及時追蹤,客戶每月完成情況,業務員要及時督促,爭取讓客戶拿到獎勵。

因為客戶可能簽了100箱任務,卻只完成80箱,獎勵拿不到,心理不平衡,變成了壞事,所以業務員一定要跟進,提醒終端客戶。

其次,所有費用兌現和返利,錢都不能給業務人員,讓客戶寫個授權書,授權書蓋上客戶的印章,錢直接打進客戶的賬戶,定期兌現,不讓業務經手錢。

費用兌現之后,要讓客戶打出證明,單據保留一年以上,這樣出現賬目問題,有據可循,就不會出現糾紛。


寫到最后:

生意越做越大,意味著終端出現的財務問題也會越來越多,老板不能抱著漏水再補的想法。對日常經營管理中遇到的問題 ,要記錄下來,吸取教訓,形成制度,這樣才能減少問題出現。

尤其是賬目財務管理,對批發商而言,是整個公司的重中之重,其貫穿于批發生意的全過程,一旦出現問題,批發商的生存狀況會受到嚴重威脅。因此,批發商要在日常管理中,不斷總結經驗,從問題中建立賬目管理制度,不重復犯錯。




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